11 points à prendre en compte dans l’organisation d’un événement privé

organisation d'un événement privé

Vous avez décidé d’organiser un événement privé, mais vous ne savez pas comment procéder. Lisez la suite pour savoir comment vous y prendre. Prêt à trouver la réponse à vos questions ?

1. Quel genre d’événement est-ce ?

Avant même de commencer à planifier votre événement, vous devez vous poser cette simple question. Un dîner d’entreprise aura des exigences différentes de celles d’une réunion de famille. En déterminant l’objectif d’un événement, la planification sera beaucoup plus facile.

2. Où l’événement aura-t-il lieu ?

Une fois que vous avez défini l’objectif et le thème de l’événement, il est temps de réfléchir au lieu où il se déroulera. Se déroulera-t-il en ville ou à la campagne ? Intérieur ou extérieur ? Pensez également à proposer un livre d’or numérique pour tous les futurs convives.

3. Quand l’événement aura-t-il lieu ?

Selon toute vraisemblance, vous avez déjà une date approximative en tête. Cependant, vous devez avoir le lieu de l’événement disponible à cette date, donc gardez cela à l’esprit lorsque vous créez un calendrier. Pensez également à la saison. Si vous prévoyez une fête de Noël, vous devez réserver le lieu bien à l’avance pour éviter toute déception.

Conseil : assurez-vous d’être bien informé sur tous les congés.

4. Quel est votre budget ?

L’établissement d’un budget peut s’avérer délicat pour un grand nombre de raisons. Par exemple, vous ne savez pas toujours combien de personnes viendront et il est difficile de faire des abstractions sur le budget. Mais essayez de faire une estimation aussi précise que possible, et dressez une liste des meilleurs et des pires scénarios. Vous devez également savoir qui paie. S’agit-il de dépenses personnelles ou professionnelles ?

5. Définir le budget

L’une des choses à prendre en compte lors du choix d’un lieu et de la planification d’un budget est de savoir si vous devez payer un montant fixe pour la location ou si vous garantissez plutôt une dépense minimale. Si vous choisissez la première option, vous devrez payer la location du lieu, la nourriture et les boissons. En revanche, si vous choisissez la dépense minimale, vous n’aurez pas à payer de loyer, mais vos invités devront commander une certaine quantité de nourriture et de boissons. Certains endroits vous proposeront même un loyer plus bas, mais il faudra y ajouter le coût de la nourriture et des boissons.

6. Dans quelle mesure l’événement doit-il être privé ?

Un autre élément à prendre en compte est le niveau de confidentialité dont vous avez besoin. Cela dépendra de l’objectif de l’événement (voir n° 1) et des personnes qui y participeront. Si vous organisez un dîner d’entreprise pour discuter d’informations confidentielles ou si vous savez qu’un VIP assistera à votre événement, il est bon d’essayer d’avoir le plus d’intimité possible. Vous devriez passer en revue ces questions avec le responsable de l’emplacement que vous prévoyez de louer, afin de vous assurer que tout se passe bien.

7. Qui fournira la nourriture ?

Le fournisseur de nourriture dépend de l’accord que vous avez passé avec le lieu de l’événement. Si vous ne faites que payer un loyer, vous devrez faire appel à une société de restauration extérieure. Le service de traiteur peut également être coûteux, vérifiez donc si vous ne souhaitez pas qu’il soit assuré par le lieu de réception lui-même.

8. Comment la nourriture sera-t-elle servie ?

La nourriture et les boissons sont toujours un élément clé. Le goût et l’atmosphère sont une chose, considérer ce qui est pratique et ce qui ne l’est pas en est une autre. Votre choix dépendra de la formalité de l’événement, mais aussi de la disponibilité du lieu pour accueillir votre choix.

9. Quel devrait être le menu ?

Une fois que vous avez trouvé la façon la plus pratique de servir la nourriture, vous devez penser à ce qui sera effectivement servi. À moins que vous n’ayez opté pour un grand buffet, vous devez garder à l’esprit ce que vos clients aiment et n’aiment pas. Vous devez également tenir compte des exigences diététiques.

Besoins alimentaires

Certains de vos clients peuvent avoir des besoins diététiques, quelle qu’en soit la raison. Le menu doit comprendre au moins une option qui convient à toutes les personnes présentes dans la salle. Il est bon de demander à vos clients d’indiquer leurs besoins particuliers lorsqu’ils donnent leur confirmation. Et vérifiez à l’avance avec le lieu de l’événement et le traiteur.

Gâteaux

Si vous prévoyez un mariage ou un anniversaire, vous devrez peut-être acheter un gâteau. Vérifiez auprès du lieu de l’événement s’il peut le fournir. Sinon, vous devrez faire appel à une boulangerie extérieure.

Boissons

Les boissons sont la principale source de revenus des salles de spectacles. Vous devez donc en tenir compte lorsque vous organisez un événement privé. Aurez-vous un open bar, des boissons limitées ou les invités devront-ils payer leurs propres boissons ?

10. Y aura-t-il des animations ?

Une fête de mariage ou d’anniversaire nécessite un divertissement : un groupe de musique, par exemple. Mais un événement d’entreprise peut nécessiter un comédien ou un orateur.

11. Avez-vous besoin d’un équipement technique ?

Si votre événement privé met en scène un artiste, quel qu’il soit, vous aurez besoin d’un équipement technique.

Vous sentez-vous mieux préparé maintenant ?

Vous devriez avoir une bonne idée de ce qu’il faut faire pour organiser un événement privé qui restera dans les mémoires. Maintenant, il ne vous reste plus qu’à exécuter le plan.

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