Comment faire un calcul sur excel, une compétence clé en big data

Le volume de données générées quotidiennement est stupéfiant. On estime que plus de 2.5 quintillions d’octets de données sont créés chaque jour ^[1] , un chiffre en constante augmentation avec la prolifération des appareils connectés et des plateformes numériques. Derrière cette montagne d’informations se cachent des opportunités considérables pour les entreprises et les organisations capables de les exploiter. Et, contre toute attente, Excel, un logiciel souvent considéré comme basique, peut s’avérer un outil précieux pour démarrer cette exploration.

Bien que le terme « Big Data » puisse sembler intimidant, il fait simplement référence à des ensembles de données si vastes, complexes et rapides à évoluer qu’ils dépassent les capacités de traitement des logiciels traditionnels. On parle souvent des 5V du Big Data : Volume (la quantité de données), Vitesse (la rapidité de création et de traitement), Variété (les différents types de données), Véracité (la qualité et la fiabilité des données) et Valeur (l’insight que l’on peut en tirer). Imaginez les données de vente d’une grande chaîne de magasins, l’activité sur les réseaux sociaux à l’échelle mondiale, ou encore les données de capteurs d’une ville intelligente. Tous ces exemples illustrent bien la notion de Big Data.

Les bases du calcul excel : un point de départ solide

Excel demeure un outil essentiel pour l’exploration initiale des données, le prototypage rapide d’analyses, la communication des résultats à un public non technique et le traitement de datasets de taille modérée. Cette section va donc passer en revue les fondamentaux des calculs Excel, des opérateurs arithmétiques aux références de cellules, en mettant l’accent sur les bonnes pratiques pour l’analyse de données.

Opérateurs arithmétiques : l’alphabet des calculs excel

Les opérateurs arithmétiques sont les symboles qui permettent d’effectuer des opérations mathématiques de base dans Excel, l’outil de spreadsheet par excellence. Ils constituent la base de tout calcul et il est crucial de bien les maîtriser. Bien que simples, ils sont la fondation sur laquelle reposent des analyses plus complexes. Une bonne compréhension de ces opérateurs permet d’éviter des erreurs courantes et d’optimiser la construction des formules. Ils permettent d’additionner (+), soustraire (-), multiplier (*), diviser (/) et calculer des puissances (^). Il est également important de se souvenir de l’ordre des opérations (PEMDAS/BODMAS), qui dicte la priorité des opérateurs : Parenthèses, Exposants, Multiplication et Division (de gauche à droite), Addition et Soustraction (de gauche à droite).

Par exemple, pour calculer le prix total d’un article avec TVA, vous pouvez utiliser la formule « =Prix * (1+Taux TVA) ». Assurez-vous de toujours respecter l’ordre des opérations pour obtenir un résultat correct. Utiliser des parenthèses permet d’organiser la lecture et de garantir un calcul correct si besoin. Ce calcul est essentiel pour la gestion des finances.

Références de cellules : l’adressage intelligent

Les références de cellules sont la manière dont Excel identifie les cellules dans une feuille de calcul. Elles sont cruciales pour créer des formules qui fonctionnent correctement, même lorsque vous copiez ou déplacez la formule. Il existe trois types de références : relatives, absolues et mixtes. Comprendre les différences entre ces types est fondamental pour une utilisation efficace d’Excel et permet d’éviter des erreurs frustrantes lors de la duplication des formules. Maîtriser ces références est primordial pour automatiser des calculs complexes.

• Références relatives : Se modifient lorsque la formule est copiée (ex : A1).
• Références absolues : Restent fixes lorsque la formule est copiée (ex : $A$1). Utilisées pour référencer une cellule contenant une valeur constante, comme un taux de TVA.
• Références mixtes : Une partie de la référence est fixe, l’autre est relative (ex : $A1 ou A$1). Utile pour créer des tableaux de calculs.

Un conseil : utilisez la touche F4 pour basculer rapidement entre les différents types de références lorsque vous êtes en train de modifier une formule. Cela vous fera gagner un temps précieux. Expérimentez avec ces références pour visualiser leur impact.

Fonctions de base : les outils indispensables pour l’analyse de données

Excel propose une multitude de fonctions pré-définies pour effectuer des calculs courants. Parmi les plus utilisées, on retrouve SUM (somme), AVERAGE (moyenne), MIN (minimum), MAX (maximum), COUNT (nombre de cellules contenant des nombres) et COUNTA (nombre de cellules non vides). Ces fonctions permettent d’automatiser des calculs et de simplifier l’analyse des données. Les fonctions de base sont cruciales pour démarrer l’analyse de données dans Excel. Elles permettent d’obtenir rapidement des informations importantes et de synthétiser des ensembles de données. Ces fonctions sont les briques élémentaires de l’analyse de données.

Par exemple, pour calculer le chiffre d’affaires total d’une colonne de données, vous pouvez utiliser la fonction « =SUM(A1:A100) ». Pour trouver la valeur maximale dans une plage de cellules, utilisez « =MAX(B1:B50) ». N’hésitez pas à utiliser l’auto-complétion et l’aide intégrée d’Excel pour découvrir d’autres fonctions et leur syntaxe. Ces fonctions permettent de répondre à des questions comme : quel est le CA total ? Quel est le client le plus rentable ?

Calculs avancés et fonctions puissantes

Au-delà des bases, Excel offre des fonctions plus sophistiquées qui permettent de réaliser des analyses plus pointues et d’automatiser des tâches complexes. Cette section explore quelques-unes de ces fonctions, notamment les fonctions conditionnelles, de recherche et de référence, et de texte. Ces outils ouvrent la porte à des analyses plus approfondies et à une meilleure prise de décision.

Fonctions conditionnelles : la logique au service des calculs excel

Les fonctions conditionnelles, comme IF, AND, OR et NOT, permettent de créer des formules qui effectuent des calculs différents en fonction de certaines conditions. Elles apportent de la flexibilité et de l’intelligence à vos formules, vous permettant de construire des logiques complexes et d’automatiser des prises de décision basées sur des critères précis. Ces fonctions sont particulièrement utiles pour la gestion des exceptions et l’automatisation des processus.

Par exemple, la fonction IF permet de tester une condition et de renvoyer une valeur si la condition est vraie, et une autre valeur si la condition est fausse. Par exemple, « =IF(A1>100, « Remise accordée », « Pas de remise ») » affichera « Remise accordée » si la valeur dans la cellule A1 est supérieure à 100, et « Pas de remise » sinon. Les fonctions AND et OR permettent de combiner plusieurs conditions. IFS (disponible dans Excel 365) simplifie l’écriture de plusieurs conditions imbriquées. La maîtrise de ces fonctions est un atout pour l’analyse prédictive.

Fonctions de recherche et de référence : trouver l’aiguille dans la botte de foin

Les fonctions de recherche et de référence, telles que VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX, MATCH et XLOOKUP, permettent de rechercher des informations spécifiques dans un tableau de données. Elles sont indispensables pour croiser des données provenant de différentes sources et pour automatiser la recherche d’informations. La bonne connaissance de ces fonctions permet de gagner un temps précieux et d’éviter des erreurs manuelles lors de la recherche d’informations, vous permettant de manipuler efficacement de grandes quantités de données.

VLOOKUP (recherche verticale) et HLOOKUP (recherche horizontale) sont des fonctions classiques qui permettent de rechercher une valeur dans une colonne ou une ligne et de renvoyer une valeur correspondante. XLOOKUP (disponible dans Excel 365) est une version plus récente et plus flexible qui remplace avantageusement VLOOKUP et HLOOKUP. INDEX et MATCH peuvent être combinées pour effectuer des recherches plus complexes. Ces fonctions sont essentielles pour la consolidation des données.

Fonctions texte : dompter les chaînes de caractères dans excel

Les fonctions texte, comme LEFT, RIGHT, MID, LEN, FIND, CONCATENATE et TEXT, permettent de manipuler le texte dans les cellules. Elles sont utiles pour nettoyer, formater et extraire des informations à partir de chaînes de caractères. Ces fonctions sont essentielles pour la préparation des données et la normalisation des informations textuelles. Elles permettent de transformer des données brutes en informations exploitables et de garantir la qualité des données.

Par exemple, LEFT permet d’extraire les premiers caractères d’une chaîne de texte, RIGHT les derniers caractères, et MID une portion de texte au milieu. LEN renvoie la longueur d’une chaîne de texte, FIND permet de trouver la position d’un caractère ou d’une sous-chaîne, et CONCATENATE permet de combiner plusieurs chaînes de texte. La fonction TEXT permet de formater des nombres et des dates selon un format spécifique. Ces fonctions sont indispensables pour le nettoyage des données et la normalisation des informations textuelles.

Optimisation des calculs pour gérer de plus grands ensembles de données

Excel a ses limites, mais en utilisant intelligemment certaines fonctionnalités et techniques, vous pouvez l’utiliser efficacement pour travailler avec des volumes de données plus conséquents. Cette section explore quelques-unes de ces techniques d’optimisation, vous permettant d’exploiter au maximum le potentiel d’Excel face au Big Data.

Tableaux structurés : l’organisation intelligente des données dans excel

Les tableaux structurés (Tables) offrent de nombreux avantages par rapport aux plages de cellules traditionnelles. Ils permettent de gérer les données de manière plus structurée et d’automatiser certaines tâches. Les tableaux structurés facilitent la lecture et la gestion des données, réduisant ainsi le risque d’erreurs. L’utilisation des tableaux structurés est une des meilleures pratiques pour une gestion efficace des données.

• Références structurées : Les formules utilisent des noms de colonnes au lieu de références de cellules, ce qui les rend plus lisibles et plus faciles à maintenir.
• Auto-extension : Le tableau s’étend automatiquement lorsque vous ajoutez de nouvelles lignes ou colonnes.
• Colonnes calculées : Les formules sont automatiquement appliquées à toutes les lignes du tableau.

Tableaux croisés dynamiques : synthétiser et analyser les données du big data avec excel

Les tableaux croisés dynamiques (Pivot Tables) sont un outil puissant pour synthétiser et analyser rapidement de grandes quantités de données. Ils permettent de regrouper, filtrer et calculer des données de différentes manières pour obtenir des insights précieux. Les tableaux croisés dynamiques permettent de transformer des données brutes en informations exploitables en quelques clics, permettant une analyse rapide et efficace.

Vous pouvez, par exemple, créer un tableau croisé dynamique pour calculer le chiffre d’affaires par catégorie de produit, analyser les ventes par région ou déterminer les produits les plus populaires. Les tableaux croisés dynamiques sont interactifs : vous pouvez facilement modifier la disposition des données pour explorer différentes perspectives et identifier les tendances clés.

Autres techniques d’optimisation pour la gestion des données dans excel

En plus des tableaux structurés et des tableaux croisés dynamiques, voici quelques autres conseils pour optimiser les calculs dans Excel :

• Évitez les formules complexes et imbriquées autant que possible. Décomposez les calculs complexes en plusieurs étapes pour une meilleure lisibilité.
• Utilisez des colonnes auxiliaires pour stocker des résultats intermédiaires. Cela simplifie les calculs complexes et facilite la vérification des résultats.
• Désactivez le calcul automatique pendant la saisie de données (Formulas > Calculation Options > Manual). Cela améliore les performances lors de la manipulation de grands ensembles de données.
• Évitez les références circulaires, car elles peuvent entraîner des erreurs de calcul et ralentir Excel.
• Fermez les classeurs inutilisés pour libérer de la mémoire et améliorer les performances.

Excel face aux outils big data : choisir l’outil approprié

Il est important de reconnaître les limites d’Excel lorsqu’il s’agit de traiter des données massives et complexes. Cette section compare Excel aux outils spécialisés du Big Data et vous aide à déterminer quel outil est le plus adapté à vos besoins. Le choix de l’outil dépend de la taille des données et de la complexité des analyses.

Limitations d’excel pour le big data : que faut-il savoir ?

Excel présente plusieurs limitations lorsqu’il s’agit de travailler avec le Big Data :

• Taille maximale des feuilles de calcul (environ 1 million de lignes). Cela limite la quantité de données que vous pouvez charger et traiter dans Excel.
• Problèmes de performance avec de très grands datasets. Les calculs peuvent devenir lents et Excel peut se bloquer.
• Manque de fonctionnalités avancées pour l’analyse de données complexe (apprentissage automatique, analyse de sentiments, etc.). Excel n’est pas conçu pour les analyses statistiques avancées.
• Défis de collaboration sur des fichiers volumineux. Le partage et la collaboration sur des fichiers Excel de grande taille peuvent être difficiles.

Quand excel est-il suffisant pour l’analyse des données ?

Excel reste un excellent outil pour :

• L’exploration initiale des données. Excel permet de visualiser rapidement les données et d’identifier les tendances.
• Le prototypage rapide de calculs et d’analyses. Excel est idéal pour tester des idées et créer des modèles simples.
• La communication des résultats à un public non technique. Excel est un outil familier et facile à comprendre pour la plupart des utilisateurs.
• Le traitement de datasets de taille modérée. Excel est parfaitement adapté aux analyses sur des ensembles de données de taille raisonnable.

Alternatives pour le big data : quels sont les outils à considérer ?

Pour des besoins plus avancés, il existe de nombreux outils spécialisés :

L’importance de connaître excel dans un monde dominé par le big data

Même si vous utilisez des outils Big Data plus avancés, la connaissance d’Excel reste précieuse. Elle vous permet de comprendre les données, de valider les résultats et de communiquer efficacement avec des personnes qui ne sont pas des experts en Big Data. Excel est un outil de communication et de validation des données.

Pour aller plus loin dans l’analyse des données avec excel

Excel, bien qu’il ne soit pas un outil Big Data à part entière, demeure un outil indispensable pour comprendre les prémices du Big Data et réaliser des analyses de base. La maîtrise des calculs Excel ouvre la voie à des analyses plus complexes et à une meilleure compréhension du monde des données. Alors, prêt à vous lancer dans l’aventure du Big Data avec Excel ?

Continuez à pratiquer les techniques décrites dans cet article et explorez les nombreuses possibilités d’Excel. Le Big Data n’est pas seulement une question d’outils complexes, mais aussi de compréhension des données. Excel peut être un excellent point de départ pour acquérir cette compréhension et développer votre expertise dans le domaine de l’analyse des données. N’hésitez pas à expérimenter et à explorer les différentes fonctionnalités d’Excel pour devenir un expert en analyse de données.